1160

(Konstytucje nr 362 i 378)

1. Prokuratoria ma prowadzić inwentarz ogólny całego Niepokalanowa, a każda instancja swej pracowni względnie celi.

2. Inwentarz sporządzać należy na specjalnych kartach z uwzględnieniem następujących rubryk: numer porządkowy, data nabycia, ilość, nazwa przedmiotu, źródło nabycia, wartość przedmiotu, uwagi.

3. Karty inwentarzowe wydaje magazyn ogólny.

4. Na karcie inwentarzowej ma być dokładnie przedstawiony stan inwentarza, to znaczy wszystkie ruchomości, jakie dana instancja w danej chwili u siebie posiada.

5. Karty inwentarzowe wypełniać należy wyraźnie i czytelnie.

6. Jeżeli dana instancja otrzyma od użytku coś nowego spoza Niepokalanowa (kupione lub ofiarowane przez dobrodziejów) wystarczy zaznaczyć to w rubryce "źródło nabycia". Skoro zaś jakiś przedmiot przejdzie z jednej instancji do drugiej, wówczas instancja odstępująca dany przedmiot obowiązana jest skreślić go ze swej karty i zaznczyć w uwadze datę i symbol działu, do którego ten przedmiot został przeznaczony. Instancja zaś, która dany przedmiot otrzymała, obowiązana jest zaraz po otrzymaniu wpisać go do swej karty z uwzględnieniem, od którego działu nabyła ten przedmiot.

7. Jeżeli jedna instancja pożycza jakiś przedmiot drugiej instancji, wówczas należy doczepić do karty inwentarzowej kartkę papieru i na niej zapisać w obydwóch instancjach szczegóły dotyczące danego przedmiotu. Instancje, które wypożyczają często i dużo ruchomości innym instancjom, mogą prowadzić specjalne notatki, które będą przechowywać z kartą inwentarzową. Potrzebne to jest dlatego, by względna instancja wiedziała, gdzie dany przedmiot się znajduje i w razie potrzeby mogła zażądać, zaś druga instancja wiedziała, skąd dany przedmiot pochodzi i w swoim czasie zwróciła na właściwe miejsce.

8. Nikomu bez pozwolenia odnośnego przełożonego nie można zabierać żadnych rzeczy tak ze swojego jak i cudzego działu. O wszystkim ma wiedzieć przełożony lub jego zastępca.

9. Gdy się zauważy, że jakiś przedmiot nie należy do danej instancji, powinno się go odnieść do magazynu ogólnego. Jeżeli coś zginie w jakiejś instancji, należy się zgłosić po to do magazynu ogólnego.

10. Za prowadzenie i utrzymanie inwentarza w porządku odpowiadają przełożeni instancji.

11. Bracia kierownicy mają obowiązek dopilnować, by podległe im instancje dobrze prowadziły inwentarz.

12. Gdy jakiś dział względnie instancja się likwiduje, a część ruchomości przyjmuje inna instancja, należy rzeczy nabyte wpisać do inwentarza.

13. Każdy ustępujący przełożony przed złożeniem przełożeństwa obowiązany jest sprawdzić dokładnie inwentarz i na karcie inwentarzowej wypisać swoje nazwisko oraz datę opuszczenia instancji. Nowy zaś przełożony ma również uzgodnić inwentarz ze stanem obecnym i wpisać datę rozpoczęcia swego urzędowania.

14. O wszelkich zmianach inwentarza należy każdorazowo powiadomić prokuratorię pisemnie lub ustnie. (Można też nadesłać kartę inwentarzową, gdy jest wszystko dobrze napisane). Chodzi jedynie o to, by inwentarz danej instancji był identyczny z inwentarzem w prokuratorii.

15. Każda instancja obowiązana jest przynajmniej raz na pół roku, to znaczy przy końcu czerwca i grudnia, uzgodnić inwentarz swej pracowni z inwentarzem prokuratorii.

16. Karty inwentarzowe należy przechowywać czysto i w porządku.

17. Wszelkich informacji [dotyczących] prowadzenia inwentarza udziela prokuratoria.

br. Maksymilian M-a Kolbe
gwardian