1119

Maryja!

1. Zapotrzebowania prywatne Braci, niezależnie od odzieżowych, mogą być zgłaszane wprost do Magazynu Ogólnego ustnie lub na kartkach. Magazyn w wydawaniu kieruje się roztropnością, miłością braterską, ale też i ścisłym franciszkańskim ubóstwem zakonnym.

2. Inne zapotrzebowania powinny być wypisywane na druczkach, a do wszystkich ważniejszych ma być dołączona kopia. Wskazane jest, by przy wystawianiu zapotrzebowań pisać w lewym dolnym rogu cyfrę ceny, o ile jest znana, lecz bez słownych wyjaśnień, a u góry pisać wiadome źródło nabycia. Zwrócić baczną uwagę, by zapotrzebowane przedmioty były szczegółowo opisywane, a więc ilość, nazwa, jakość, barwa, format, numer, cecha itp.; zaoszczędzi się tym samym wiele telefonów i czasu.

3. Zapotrzebowania na rzeczy bieżące (np.: surowce) już używane, których ilość, jakość, format, barwa itp. są już przez Dyrekcję ustalone, zatwierdza lub odrzuca Kierownik.

4. Natomiast zapotrzebowania na rzeczy nowe i wszelkie zmiany do wprowadzenia na stałe, zatwierdza lub odrzuca - Dyrekcja (bez względu na wartość).

5. Wszelkie zapotrzebowania rzeczowe, wewnętrzne i zewnętrzne, przychodzą po decyzji wprost do Magazynu Ogólnego (razem z kopią).

6. Magazyn Ogólny sprawdza każde zapotrzebowanie czy:

a) u siebie danego przedmiotu nie posiada;

b) czy może być w Niepokalanowie wykonany;

c) względnie czy musi się nabyć go z zewnątrz Niepokalanowa.

7. W wypadku 6a Magazyn Ogólny odsyła przedmiot wprost do wystawcy, a na zapotrzebowaniu pisze kolorowym ołówkiem wartość przedmiotu i zwraca zapotrzebowanie drogą służbową.

8. W wypadku 6b Magazyn Ogólny kopię zapotrzebowania odsyła do referatu Dyrekcji, a oryginał podpisuje i przesyła do tego kierownika, gdzie to ma być wykonane.

9. W wypadku 6c Magazyn Ogólny kopię zapotrzebowania też wkłada do terminarza, a oryginał podpisuje i przesyła Prokuratorii do nabycia.

10. Prokuratoria po nabyciu też kolorowym ołówkiem odnotowuje cenę na zapotrzebowaniu i razem z towarem odsyła jak najrychlej do Magazynu Ogólnego. (Bardzo ciężki towar wprost do miejsca zużycia). Zaś rachunki i kwity po odpowiednim zaksięgowaniu archiwizuje u siebie.

11. Magazyn odsyła towar wprost do wystawcy, a zapotrzebowanie też mu zwraca, ale drogą służbową, zaś kopię usuwa z terminarza.

12. Za jakość dostarczonego towaru odpowiada Prokuratoria względnie wykonawca i dlatego przed wykonaniem lub nabyciem należy w ważniejszych wypadkach porozumieć się z wystawcą zapotrzebowania względnie z rzeczoznawcą.

13. Załatwiając zapotrzebowanie należy nad swoim skrótem pisać zawsze datę dnia, a dalej skrót tej instancji, do której zapotrzebowanie ma iść. Wystawca pod swoim skrótem pisze jeszcze swe imię.

14. Zasadniczo nowych, choćby drobnych przedmiotów, bez wiedzy Magazynu Ogólnego wykonywać nie należy, nawet dla własnego użytku.

15. Zapotrzebowania, o których wiadomo, że muszą być załatwione np. w Warszawie, powinny wpłynąć do Prokuratorii najpóźniej na dwa dni przed terminem, lecz im dłuższy termin, tym lepszy.

16. Zaleca się wystawcom archiwizowanie zapotrzebowań w porządku rzeczowym, bo w ten sposób powstanie kartoteka cen, źródeł nabycia i ilości zużycia.

br. Maksymilian M-a Kolbe
gwardian