Na podstronach znajdują się:

1. Listy (kartki pocztowe, telegramy, dopiski do listów autorstwa innych osób), do których udało się dotrzeć; nie jest to jeszcze zbiór kompletny, czego dowodzi dziennik korespondencji św. Maksymiliana.
2. Notatki z rekolekcji i rozmyślań.
3. Pamiętniki.
4. Artykuły, referaty, komunikaty, szkice, regulaminy; zamieszczono tu również teksty, które jako autentyczne artykuły zebrał i przetłumaczył z języka japońskiego kanji o. Janusz Koza, misjonarz w Japonii.

Podczas przygotowania wydania "studyjnego" poszczególne dokumenty w obrębie wymienionych czterech grup ułożono chronologicznie i zaopatrzono w kolejne numery od 1 do 1221. Od porządku chronologicznego odstąpiono jedynie w układzie materiału na planowaną książkę o Najświętszej Maryi Pannie, gdzie zastosowano układ logiczny według zachowanego planu Autora.

Później odnalezione dokumenty zamieszczano w odpowiednim miejscu według porządku chronologicznego i nadawano im numer najbliższego poprzedniego dokumentu, z dodaniem kolejnej litery alfabetu, np. 28a, 28b, 28c. Dłuższe odcinki pamiętnika, które otrzymują jeden numer jako całość, podzielono na mniejsze części oznaczone dużymi literami A, B, C itd.

Papierowe wydanie pism św. Maksymiliana ukazało się w dwóch woluminach, z których pierwszy obejmuje wszystkie listy, a drugi pozostałe pisma. Zachowano numerację dokumentów przyjętą w wydaniu "studyjnym" z uwagi na to, że wydanie "studyjne" funkcjonowało przez wiele lat w postaci powielonego maszynopisu i w licznych opracowaniach wielokrotnie było cytowane z przywołaniem tejże numeracji.

W edycji 2007-2008 publikowane są dokumenty odnalezione w okresie od 1970 r. do 2006, a także fragmenty opuszczone w niektórych dokumentach w wydaniu "studyjnym". Przejrzane i uzupełnione zostały przypisy. W wydaniu internetowym owe dokumenty i uzupełnienia zostały wprowadzane od wersji 2.1.0.

Podstawa wydawnicza

Pominięto:

• pojedyncze, niewykończone i mało czytelne brudnopisy i szkice treści teologicznej (maryjnej);
• streszczenia z konferencji św. Maksymiliana, przemówień itp., pisane przez kogoś ze słuchaczy;
• klasztorne regulaminy wewnętrzne, ułożone przez innych, a podpisane przez św. Maksymiliana, np. regulamin dla braci w sypialniach;
• dziennik korespondencji Świętego, obejmujący okres od 2 IX 1930 do 24 I 1936 (w początkowym okresie prowadzenia dziennika notował on niemal każdy wysyłany list, natomiast w latach późniejszych, począwszy od 1933 r., tylko niektóre);
• Dzienniczek mszalny św. Maksymiliana (miejscami bardzo trudny do odczytania);
• listy wysyłane w imieniu klasztoru w różnych sprawach, np. prośby o jałmużnę; celebrety, wykazy zakonników mających składać śluby z dołączoną opinią, umowy o pracę z personelem świeckim, umowy wydawnicze, księgi kasowe MI;
• księgę wpisową członków MI 1919-1922, do której w początkowej fazie św. Maksymilian wpisywał własnoręcznie nazwiska członków;
• ewidencję personalną członków Zakonu OO. Franciszkanów pracujących w wydawnictwie "Rycerza Niepokalanej" w okresie grodzieńskim i w początkach Niepokalanowa (ostatnia zauważona data to 4 X 1928); później ewidencję prowadzili bracia pełniący funkcje sekretarzy.

Uwzględniono: oryginały, fotokopie, kopie kalkowe lub odpisy pism św. Maksymiliana przechowywane głównie przez Archiwum Niepokalanowa.

Niektórzy bracia z Niepokalanowa, br. Filemon Kozielczyk (✝), br. Łukasz Kuźba (✝), br. Wawrzyniec Podwapiński (✝), br. Arnold Wędrowski (✝) i br. Innocenty Wójcik (✝), zbierali pisma Świętego, robili odpisy i zabezpieczali oryginały. W następnych latach odnajdywano nowe pisma, powiększano zbiory aż do stanu obecnego. W dalszym kompletowaniu dokumentów okazali pomoc o. Janusz Koza (✝) i o. Samuel Rosenbaiger (✝) z Japonii oraz o. Cristoforo Zambelli (✝) z Włoch, a także o. Damian Synowiec.

Przyjęto następujące zasady:

1. Na pierwszym miejscu stawia się oryginały. Oryginał może być rękopisem lub maszynopisem; maszynopisem autorskim lub maszynopisem sekretarza piszącego pod dyktando Autora. Autentyczność oryginału stwierdzona jest podpisem - pełnym lub inicjałami MK, OMK, czy też pseudonimem, np. Virga, Pracownik, Rycerz Niepokalanej. Jeśli podpisu brak, wydawcy kierują się kryteriami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. W listach prawie zawsze widnieje podpis; w artykułach czasem go brak.
2. Na równi z oryginałem stawia się fotokopię oryginału, dokonaną przez osobę upoważnioną i wiarygodną. Także odpis odręczny dokonany przez Autora lub kopię kalkową maszynopisu.
3. Jeśli brak oryginału, który zaginął i dotychczas nie został odnaleziony, za podstawę wydawniczą przyjmuje się odpis rękopiśmienny lub maszynowy osób wiarygodnych, z zaznaczeniem, kto i kiedy go dokonał.
4. Gdy brak oryginału, za podstawę wydawniczą służą odpisy z odpisów. W tym wypadku mogą być odchylenia od oryginału; wydaje się jednak, że będą to odchylenia nieistotne.
5. Przy braku oryginału za podstawę wydawniczą służył także tekst drukowany, co ma miejsce np. w przypadku artykułów, a także niektórych dokumentów opublikowanych po 1970 r.
6. Metryka przy poszczególnych pozycjach daje odpowiedź na pytanie, czy tekst pochodzi z oryginału, z kopii czy z odpisu, gdzie znajduje się podstawa, gdzie była pierwszy raz drukowana itp.
7. Za druki uważa się te pozycje, które były wydrukowane i publicznie rozpowszechniane. Stąd teksty zamieszczane w biuletynie wewnętrznym "Echo Niepokalanowa" uznaje się za maszynopisy powielone, jeśli zastosowano powielacz, lub za druki wewnętrzne, jeśli je drukowano. Podobnie traktuje się biuletyny "Zagroda Niepokalanej" oraz "Wiadomości z Prowincji OO. Franciszkanów w Polsce". Teksty powielone zalicza się do maszynopisów.

Zasady opracowania redakcyjnego

1. Zebrane pisma św. Maksymiliana mają za cel podanie myśli Autora w tej postaci, w jakiej wyszła spod jego pióra, bez upiększeń czy przeinaczeń.
2. Pisownię dostosowano do obecnie obowiązujących zasad ortografii. Poprawek w zakresie ortografii, a także uzupełnień liter pomyłkowo opuszczonych nie odnotowano w przypisach.
3. Oczywiste błędy gramatyczne poprawiono w tekście z zaznaczeniem, jak było w oryginale.
4. Redakcyjne poprawki językowe mają na celu poprawienie tylko tego, co jest konieczne dla poprawności języka, a nie dla wygładzenia stylu.
5. W tekstach polskich zastosowano jednolitą formę imienia: Maryja.
6. W tłumaczeniach i przypisach stosowano formę "Rycerstwo Niepokalanej" zamiast "Milicja Niepokalanej", którą to formę pozostawiono w oryginalnych tekstach Autora.
7. Niejednokrotnie poprawiono interpunkcję lub podział na akapity (zwłaszcza w pamiętniku) bez zaznaczenia odchyleń od tekstu oryginalnego, chociaż w innych tekstach zasadniczo zachowano oryginalny podział na akapity i interpunkcję Autora.
8. Pojedyncze podkreślenia Autora zaznaczono w tekście; informacje o wielokrotnych podkreśleniach odnotowano w przypisach.
9. Przyjęto jednolite brzmienie imienia matki św. Maksymiliana w przypisach: Maria, ponieważ tak najczęściej podpisywała się sama i tak najczęściej pisali synowie.
10. Własnoręczny podpis Świętego ma prawie zawsze brzmienie: O. Maksymilian M-a Kolbe. Święty używał niekiedy pseudonimu: Virga, Pracownik, M.I., Rycerz Niepokalanej, a czasem opatrywał swe komunikaty słowami: Od Wydawnictwa, Od Redakcji, Dyrekcja Wydawnictwa, Wydawnictwo.
11. Zawartość nawiasów okrągłych pochodzi od Autora, słowa w nawiasach kwadratowych - od Redakcji; kreski pionowe proste dodano dla zaznaczenia układu adresu lub układu firmowego nadruku na blankietach listowych.
12. Większość skrótów rozwiązywano w tekście, w nawiasach kwadratowych dodając opuszczone litery. Skróty powszechnie przyjęte na ogół pozostawiono bez zmian.
13. Stosowano jednolitą pisownię nazw miejscowości i nazwisk bez zaznaczenia tego w przypisach.
14. Ponieważ Święty z pewną przesadą stosował duże litery w nazwach szczególnie mu drogich, zresztą nie zawsze konsekwentnie, pozostawiano je w takich wyrażeniach, jak: "Wola Boża", "Wola Niepokalanej", "Posłuszeństwo", "Ubóstwo", "Reguła", "Konstytucje zakonne" itp., a także w zwrotach grzecznościowych.
15. Nie podawano informacji o sposobie pisania niektórych wyrazów w oryginale, np. że coś jest dopisane na górze, na dole. ołówkiem czy czerwonym atramentem.
16. Przy tekstach obcojęzycznych podano najpierw oryginalny tekst obcojęzyczny Autora (z wyjątkiem tekstów w języku japońskim), a następnie przekład polski sporządzony staraniem Redakcji. W przypisy zaopatrzono tylko tekst polskiego przekładu.
17. Przyjęto jednolitą formę nazwy: jen, jena itd., jeny, jenów itd.
18. Cytaty biblijne uzupełniono według tekstu, z jakiego korzystał św. Maksymilian, to jest z Wulgaty, a z przekładów wybrano przekład ks. Jakuba Wujka, wydany przez S. Sty-sia i J. Rostworowskiego w 1935 r. Skróty ksiąg podawano według Biblii Tysiąclecia. Aluzje i parafrazy biblijne zaznaczano skrótem "por." Odsyłacze do miejsc biblijnych podawano w tekście w nawiasie okrągłym, jeśli pochodzą od Autora, a w nawiasie kwadratowym, jeśli pochodzą od Redakcji.
19. Przyjęto jednolity system pisania dat, np. 15 VI 1921. Jeśli list był pisany częściami, jako datę listu przyjmuje się datę wyjściową, pierwszą.
20. Adres odbiorcy listu zamieszczano tylko wtedy, gdy zachował się na kopercie lub na kartce pocztowej. Koperty w przeważającej mierze się nie zachowały. Podano także treść stempla pocztowego, jeśli się zachował mimo wycięcia znaczków pocztowych. Przy podawaniu jego treści opuszczano godzinę stemplowania. Stemple japońskie podają czasem rok kalendarzowy, a czasem rok według ery Showa, np. japoński stempel pocztowy 28 10 6 oznacza 28 X 1931, gdyż rok 1931 jest szóstym rokiem ery Showa, zaczynającej się w 1926 r.
21. Przy opracowywaniu statutów MI, regulaminów Niepokalanowa itp., udział św. Maksymiliana nie był wyłączny, ale większy lub mniejszy, zależnie od zaistniałych warunków, dlatego starano się wskazać członków zespołu redagującego, co jednak nie zawsze się udawało.
22. Metryka poszczególnej pozycji zawiera następujące dane: co było podstawą wydawniczą: oryginał, kopia kalkowa maszynopisu, fotokopia, kopia czy odpis, oraz informację, czy oryginał jest rękopisem czy maszynopisem; gdzie znajduje się podstawa, ile liczy kart - jednostronnie czy dwustronnie zapisanych: czy i gdzie była pierwszy raz drukowana. Przy kartkach pocztowych, jeśli były ilustrowane, podano treść ilustracji. Przy listach pisanych na papierze firmowym podano treść nadruku lub stempla firmowego.
23. Przypisy tekstowe, dotyczące poprawek tekstu, są wyróżnione kolorem. Przypisy rzeczowe, oznaczone liczbami arabskimi, zawierają tylko objaśnienia konieczne do zrozumienia tekstu.
24. Większość materiałów archiwalnych znajduje się w Archiwum Niepokalanowa, gdzie złożone są w tekach, ale bez nadanej numeracji, dlatego podaje się tylko dokument, list czy artykuł bez sygnatury.

Redaktorzy napotykali w swej pracy różnorodne trudności. Teksty odręcznie pisane przez św. Maksymiliana w najróżniejszych okolicznościach, np. w pociągach, w rozmaitych poczekalniach czy na statkach, uzupełniane już po napisaniu dopiskami na obrzeżach kartki czy między wierszami, są niekiedy bardzo trudne do odczytania, a także nieczytelne są czasem zastosowane skróty. Przy kilku listach trudno jest ustalić adresata, a przy tekstach bez daty trudno niekiedy jednoznacznie ustalić czas, a stąd i okoliczności powstania dokumentu.